Cara Registrasi Laboratorium Lingkungan di PTSP Online
Laboratorium lingkungan adalah laboratorium yang mempunyai sertifikat akreditasi laboratorium pengujian parameter kualitas lingkungan dan mempunyai identitas registrasi. Pengujian parameter kualitas lingkungan yang selanjutnya disebut pengujian adalah suatu kegiatan teknis yang terdiri atas penetapan dan penentuan satu sifat atau lebih parameter kualitas lingkungan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Registrasi adalah rangkaian kegiatan pendaftaran dan dokumentasi terhadap laboratorium yang telah terakreditasi untuk mendapatkan pengakuan sebagai laboratorium lingkungan. Akreditasi adalah rangkaian kegiatan pengakuan formal oleh lembaga akreditasi yang menyatakan bahwa suatu lembaga/laboratorium telah memenuhi persyaratan untuk melakukan kegiatan sertifikasi tertentu. Untuk menjadi laboratorium lingkungan maka suatu laboratorium penguji dapat mendaftarkan atau registrasi secara online melalui website http://pelayananterpadu.menlhk.go.id
Seperti dikutip dari websitenya "Sehubungan berakhirnya masa uji coba sistem online untuk permohonan Registrasi Laboratorium Lingkungan, Kami sampaikan pemberlakukan sistem online untuk permohonan layanan dimaksud. Dengan diberlakukannya sistem online untuk permohonan Registrasi Laboratorium Lingkungan, maka permohonan secara manual sudah tidak kami layani . Pengajuan permohonan Registrasi Laboratorium Lingkungan secara online dapat diakses di laman ptsp.menlhk.go.id."
Berikut ini saya akan menjelaskan cara registrasi laboratorium lingkungan secara online dengan langkah - langkah sebagai berikut :
1. Pembuatan Akun
Dengan model sistem online ini, perusahaan wajib mendaftarkan petugas/PIC untuk mendapatkan akun member, melakukan proses pendaftaran perusahaan, dan permohonan layanan lebih lanjut. Secara umum, tampilan halaman utama website sistem Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan RI meliputi empat menu antara lain :
- Menu Home, menampilkan informasi pada halaman utama website pendaftaran online Unit Pelayanan Terpadu Satu Pintu.
- Menu Pendaftaran, merupakan modul untuk melakukan pendaftaran secara online dengan mengisi form pendaftaran.
- Menu Login, menampilkan form login untuk melengkapi dokumen perusahaan dan melakukan permohonan layanan. - Menu Kontak, menampilkan informasi kontak Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan RI.
Sebelum melakukan proses pendaftaran, terdapat 3 syarat yang harus pemohon siapkan dan patuhi antara lain :
- Costumer harus memiliki akun email
- Costumer harus memiliki file digital KTP (format image atau pdf)
- Satu akun email dan nomor ID KTP hanya bisa dipakai satu kali.
Setelah semua siap maka maka langkah - langkah pendaftaran sebagai berikut
1. Ketikkan registrasi labling di google atau langsung menuju url berikut http://ptsp.menlhk.go.id/
 |
| Halaman Pendaftaran |
3. Isi data diri calon pemohon sesuai KTP pada kolom Pendaftaran yang tersedia antara lain :
- Nama : masukan nama lengkap pemohon sesuai kartu identitas KTP
- Email : masukan alamat email pemohon secara lengkap
- Propinsi : pilih nama propinsi sesuai tempat domisili pemohon dengan cara klik tanda panah [ v ] sebelah kanan ujung kolom
- Kabupaten/Kota : pilih nama Kapubaten/Kota sesuai tempat domisili pemohon dengan cara klik tanda panah [ v ] sebelah kanan ujung kolom
- Nomor KTP : masukan nomor KTP pemohon sesuai NIK
- Password : masukan kode password, dengan ketentuan minimal 8 karakter dan maksimal 15 karakter, terdiri dari kombinasi antara angka, huruf capital dan huruf kecil, contoh : Abcd1234. Masukan kembali password yang sama pada kolom Re-Type (harap diingat/dicatat password ini untuk digunakan pada saat login pemohon/kustomer)
- Telepon : masukan nomor telepon rumah pemohon yang bisa dihubungi, diawali dengan kode areanya, contoh : 021XXXXXX
- Handphone : masukan nomor handphone yang bisa dihubungi, format : 08XXXXXXXXXX - Alamat : masukan alamat secara lengkap sesuai KTP
- Upload KTP : upload file KTP dalam bentuk image (JPG, BMP, GIF atau PNG) atau PDF, sebaiknya menggunakan resolusi dan ukuran file yang rendah untuk memudahkan dalam proses pendaftaran (online)
- Kode Captcha : masukan kode keamanan (security) sesuai yang tertera pada gambar captcha sebelah kanan, jika tidak terlihat jelas atau tidak terbaca bisa tekan tombol [Reload] untuk menampilkan kode lainnya.
Catatan : Semua kolom yang tersedia wajib diisi, jika ada yang belum terisi maka sistem akan memberikan peringatan/notifikasi “Error : Silakan periksa field yang masih berwarna merah” , Setelah semua terisi dengan benar, klik tombol [Simpan] lalu akan muncul pesan status bahwa pendaftaran telah berhasil, dan untuk proses aktivasi pendaftaran pemohon harus periksa pada email yang telah didaftarkan, klik [OK].
4. Buka email yang diisikan kemudian cek inbok atau di folder spam, klik tautan yang dikirim di email untuk proses aktivasi akun. Jika proses aktvasi sukses maka akan muncul pemberitahuan seperti berikut.
2. Pendaftaran Laboratorium / Perusahaan
Sebelum melakukan proses pendaftaran, terdapat 2 ketentuan yang harus dipenuhi dan patuhi antara lain :
1. Pendaftaran perusahaan harus dilakukan oleh salah satu pengurus direksi perusahaan yang telah memiliki akun member aktif di sistem layanan online UPT/ telah melalui tahapan awal.
2. Apabila pendaftaran dilakukan oleh selain pengurus direksi, maka harus menyertakan surat kuasa pendelegasian bermaterai untuk melakukan pendaftaran dan memegang akun perusahaan pada sistem layanan online di Unit Pelayanan Terpadu Kementerian lingkungan Hidup dan Kehutanan, serta bertanggung jawab secara hukum pidana maupun perdata atas segala akibat dan penyalahgunaannya.
Apabila ketentuan tersebut telah dipenuhi, selanjutnya pendaftaran akun perusahaan dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
A. Tambah Perusahaan
Untuk mendaftarkan akun perusahaan (customer) pada aplikasi UPT, member terlebih dahulu melakukan Login dengan cara klik tombol menu [Login], masukan akun sesuai pendaftaran member. Jika berhasil login, maka akan masuk pada halaman pendaftaran perusahaan dan permohonan layanan.
Langkah selanjutnya untuk mendaftarkan perusahaan dengan cara klik tombol menu [Perusahaan], pilih sub menu [Tambah Perusahaan], sehingga akan muncul formulir isian online data perusahaan
Cara pengisian formulir pendaftaran perusahaan :
- Badan Usaha : pilih jenis badan usaha perusahaan ; CV, Organisasi, atau PT
- Nama Perusahaan : masukan nama perusahaan secara lengkap
- NPWP : masukan nomor NPWP perusahaan
- Telepon : masukan nomor telepon perusahaan diawali dengan kode areanya
- Fax : masukan nomor faximile perusahaan diawali dengan kode areanya
- Email : masukan alamat email perusahaan yang aktif
- Website : masukan alamat website perusahaan dan harus diawali dengan url http://.......
- Propinsi : pilih nama propinsi sesuai domisili perusahaan dengan cara klik tanda panah [ v ] sebelah kanan ujung kolom
- Kabupaten/Kota : pilih nama Kapubaten/Kota sesuai domisili perusahaan dengan cara klik tanda panah [ v ] sebelah kanan ujung kolom
- Alamat : masukan alamat perusahaan secara lengkap sesuai alamat domisili
Setelah semua terisi dengan benar, klik tombol [Simpan], kemudian akan muncul pesan status konfirmasi bahwa pendaftaran awal perusahaan telah berhasil. Setelah penambahan perusahaan berhasil maka perusahaan / laboratorium telah memiliki akun kustomer UPT dengan format kode CXXXXXXXXXXXX, yaitu : C201502020005. Kode kustomer ini dapat dilihat dihalaman "Perusahaan >> Daftar Perusahan"
Untuk melengkapi data perusahaan dengan cara klik tombol menu [Perusahaan], pilih sub menu [Daftar Perusahaan], akan muncul daftar perusahaan yang sebelumnya sudah didaftarkan dengan status “Belum diverifikasi” atau tanda [ X ] oleh UPT
Untuk merubah data perusahaan seperti NPWP, Email, Telepon dan Fax, petugas dapat memanfaatkan tombol [Ubah] dan [Hapus], jika telah melewati tahap proses verifikasi oleh UPT maka petugas tidak bisa lagi menggunakan fasilitas tombol tersebut, oleh karena itu pastikan data sudah terisi dengan benar.
Setelah pembuatan akun serta pendaftaran perusahaan berhasil maka untuk tahap selanjutnya adalah aktivasi akun member oleh operator KLHK.
1. Untuk mengaktifkan akun maka laboratorium harus membuat surat permohonan aktifasi akun yang ditujukan ke Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan melalui Kepala Pusat Standarisasi Lingkungan dan Kehutanan.
2. Login ke akun yang dibuat tadi, kemudian klik "Perusahaan" >> "Daftar Perusahaan" >> "Klik Nama Lab" >> "Data Pendukung".
3. Kemudian surat tersebut diupload, tunggu sampai status upload menjadi telah diverifikasi. Untuk mempercepat proses verifikasi silahkan menghubungi kontak yang tertera di website http://pelayananterpadu.menlhk.go.id/.
4. Jika status sudah diverifikasi maka artinya kita sudah bisa mengupload berkas - berkas persyaratan yang diperlukan.
1. Setelah Permintaan aktivasi akun disetujui maka tahap selanjutnya kalian harus mengupload berkas dokumen yang dipersyaratkan.
2. Berkas - berkas yang harus dipersiapkan adalah sebagai berikut :
1. Surat Permohonan Registrasi Laboratorium Lingkungan.
2. Surat Keputusan Pembentukan Laboratorium
3. Formulir Permohonan Registrasi Laboratorium Lingkungan.
4. Fotokopi Sertifikat Akreditasi (Yang lama maupun yang baru terbit)
5. Fotokopi lampiran lingkup akreditasi pengujian parameter kualitas lingkungan.
6. Surat informasi Keputusan Akreditasi.
7. Dokumen Sistem Mutu : SOP Pengambilan Contoh Uji.
8. Dokumen Sistem Mutu : SOP Pengelolaan Limbah Laboratorium.
9. Dokumen Sistem Mutu : SOP Keselamatan dan Kesehatan Kerja Lab (K3).
10. Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen.
3. Silahkan upload berkas - berkas tersebut di kotak "Upload" serta jangan lupa isikan informasi berkas yang diupload dengan mengklik kotak "Info", Misalnya Nomor surat, Nomor formulir, Nomor Keputusan dan lain - lain.
4. Setelah semuanya diupload berdasarkan keterangan dan nomor berkas maka tinggal "Ajukan Permohonan Layanan".
5. Tunggu sampai upload berkas kalian tadi diverifikasi oleh pihak Operator KLHK, jika berkas kalian sudah diverifikasi maka status akan berubah menjadi "telah diverifikasi".
Setelah Upload Berkas secara online telah diverifikasi maka sekarang hal - hal yang harus dipersiapkan adalah:
1. Mengisi formulir pembayaran, karena proses registrasi laboratorium lingkungan ini gratis maka dalam pengisian formulir diset dengan nilai nol kemudian Upload Bukti Pembayaran dengan mengupload file gambar dengan tulisan gratis.
2. Setelah mengisi pembayaran maka untuk step terakhir, harus validasi dokumen asli sesuai dengan dokumen yang diupload di web.
3. Isikan tanggal dan jam berapa kalian akan mengantarkan dokumen asli ke Kepala Pusat Standarisasi Lingkungan dan Kehutanan di Jakarta.
4. Dokumen yang akan dibawah berupa Hardcopy asli dan Softcopy berkas yang diupload tadi. Jangan sampai ada yang ketinggalan.
5. Setelah mengantarkan dokumen maka pada tahap ini maka registrasi online telah selesai dan tinggal menunggu penyerahan sertifikat. Biasanya sertifikat dikirim langsung dan kalian tinggal menunggu sertifikat sampai ke laboratorium.
1. Pemohon harus menyampaikan surat pengantar permohonan registrasi kompetensi laboratorium lingkungan sebagaimana format surat pada Lampiran 1. Surat ditandatangani oleh pemohon (pemilik atau penanggung jawab kegiatan), dan nama pemohon dicantumkan secara jelas.
2. Pemohon harus menyampaikan lembar pernyataan keabsahan dokumen. Lembar pernyataan tersebut wajib ditandatangani oleh pemohon di atas kertas yang bermaterai dan disertai cap perusahaan. Jaminan keabsahan dilakukan terhadap seluruh dokumen yang digunakan dalam proses permohonan registrasi.
3. Dokumen berupa fotokopi dan soft copy. Dokumen asli dibawa untuk diperlihatkan (kecuali surat permohonan dan lembar keabsahan terhadap dokumen).
a. Dokumen diurutkan sesuai dengan nomor yang dipersyaratan.
b. Dokumen dalam bentuk fax, harap segera difotokopi.
c. Dokumen dimasukkan ke dalam satu folder/bundel berwarna merah, sehingga dokumen tidak terpisah satu dan lainnya.
d. Dokumen yang ukurannya lebih kecil dari ukuran kertas A4, harap dimasukkan ke dalam plastik, sehingga tidak mudah tercecer.
e. Seluruh dokumen softcopy disertakan dalam bentuk
Compact Disc (CD) atau Flash Disk (FD)
B. Petunjuk Pengisian Formulir Isian Permohonan Registrasi Kompetensi Laboratorium Lingkungan
1. Surat permohonan dibuat dengan menggunakan kop surat perusahaan dan ditandatangani di atas materai Rp. 6000 (disertai cap perusahaan).
2. Surat permohonan harus mencantumkan nomor dan tanggal surat
1. Pendaftaran perusahaan harus dilakukan oleh salah satu pengurus direksi perusahaan yang telah memiliki akun member aktif di sistem layanan online UPT/ telah melalui tahapan awal.
2. Apabila pendaftaran dilakukan oleh selain pengurus direksi, maka harus menyertakan surat kuasa pendelegasian bermaterai untuk melakukan pendaftaran dan memegang akun perusahaan pada sistem layanan online di Unit Pelayanan Terpadu Kementerian lingkungan Hidup dan Kehutanan, serta bertanggung jawab secara hukum pidana maupun perdata atas segala akibat dan penyalahgunaannya.
Apabila ketentuan tersebut telah dipenuhi, selanjutnya pendaftaran akun perusahaan dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
A. Tambah Perusahaan
Untuk mendaftarkan akun perusahaan (customer) pada aplikasi UPT, member terlebih dahulu melakukan Login dengan cara klik tombol menu [Login], masukan akun sesuai pendaftaran member. Jika berhasil login, maka akan masuk pada halaman pendaftaran perusahaan dan permohonan layanan.
Langkah selanjutnya untuk mendaftarkan perusahaan dengan cara klik tombol menu [Perusahaan], pilih sub menu [Tambah Perusahaan], sehingga akan muncul formulir isian online data perusahaan
Cara pengisian formulir pendaftaran perusahaan :
- Badan Usaha : pilih jenis badan usaha perusahaan ; CV, Organisasi, atau PT
- Nama Perusahaan : masukan nama perusahaan secara lengkap
- NPWP : masukan nomor NPWP perusahaan
- Telepon : masukan nomor telepon perusahaan diawali dengan kode areanya
- Fax : masukan nomor faximile perusahaan diawali dengan kode areanya
- Email : masukan alamat email perusahaan yang aktif
- Website : masukan alamat website perusahaan dan harus diawali dengan url http://.......
- Propinsi : pilih nama propinsi sesuai domisili perusahaan dengan cara klik tanda panah [ v ] sebelah kanan ujung kolom
- Kabupaten/Kota : pilih nama Kapubaten/Kota sesuai domisili perusahaan dengan cara klik tanda panah [ v ] sebelah kanan ujung kolom
- Alamat : masukan alamat perusahaan secara lengkap sesuai alamat domisili
Setelah semua terisi dengan benar, klik tombol [Simpan], kemudian akan muncul pesan status konfirmasi bahwa pendaftaran awal perusahaan telah berhasil. Setelah penambahan perusahaan berhasil maka perusahaan / laboratorium telah memiliki akun kustomer UPT dengan format kode CXXXXXXXXXXXX, yaitu : C201502020005. Kode kustomer ini dapat dilihat dihalaman "Perusahaan >> Daftar Perusahan"
Untuk melengkapi data perusahaan dengan cara klik tombol menu [Perusahaan], pilih sub menu [Daftar Perusahaan], akan muncul daftar perusahaan yang sebelumnya sudah didaftarkan dengan status “Belum diverifikasi” atau tanda [ X ] oleh UPT
Untuk merubah data perusahaan seperti NPWP, Email, Telepon dan Fax, petugas dapat memanfaatkan tombol [Ubah] dan [Hapus], jika telah melewati tahap proses verifikasi oleh UPT maka petugas tidak bisa lagi menggunakan fasilitas tombol tersebut, oleh karena itu pastikan data sudah terisi dengan benar.
3. Aktifasi Akun melalui Operator KLHK
Setelah pembuatan akun serta pendaftaran perusahaan berhasil maka untuk tahap selanjutnya adalah aktivasi akun member oleh operator KLHK.
1. Untuk mengaktifkan akun maka laboratorium harus membuat surat permohonan aktifasi akun yang ditujukan ke Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan melalui Kepala Pusat Standarisasi Lingkungan dan Kehutanan.
2. Login ke akun yang dibuat tadi, kemudian klik "Perusahaan" >> "Daftar Perusahaan" >> "Klik Nama Lab" >> "Data Pendukung".
 |
| Upload Surat Permohonan Aktifasi Akun |
3. Kemudian surat tersebut diupload, tunggu sampai status upload menjadi telah diverifikasi. Untuk mempercepat proses verifikasi silahkan menghubungi kontak yang tertera di website http://pelayananterpadu.menlhk.go.id/.
4. Jika status sudah diverifikasi maka artinya kita sudah bisa mengupload berkas - berkas persyaratan yang diperlukan.
4. Upload Berkas
1. Setelah Permintaan aktivasi akun disetujui maka tahap selanjutnya kalian harus mengupload berkas dokumen yang dipersyaratkan.
2. Berkas - berkas yang harus dipersiapkan adalah sebagai berikut :
1. Surat Permohonan Registrasi Laboratorium Lingkungan.
2. Surat Keputusan Pembentukan Laboratorium
3. Formulir Permohonan Registrasi Laboratorium Lingkungan.
4. Fotokopi Sertifikat Akreditasi (Yang lama maupun yang baru terbit)
5. Fotokopi lampiran lingkup akreditasi pengujian parameter kualitas lingkungan.
6. Surat informasi Keputusan Akreditasi.
7. Dokumen Sistem Mutu : SOP Pengambilan Contoh Uji.
8. Dokumen Sistem Mutu : SOP Pengelolaan Limbah Laboratorium.
9. Dokumen Sistem Mutu : SOP Keselamatan dan Kesehatan Kerja Lab (K3).
10. Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen.
 |
| Berkas Yang Harus Diupload |
3. Silahkan upload berkas - berkas tersebut di kotak "Upload" serta jangan lupa isikan informasi berkas yang diupload dengan mengklik kotak "Info", Misalnya Nomor surat, Nomor formulir, Nomor Keputusan dan lain - lain.
4. Setelah semuanya diupload berdasarkan keterangan dan nomor berkas maka tinggal "Ajukan Permohonan Layanan".
5. Tunggu sampai upload berkas kalian tadi diverifikasi oleh pihak Operator KLHK, jika berkas kalian sudah diverifikasi maka status akan berubah menjadi "telah diverifikasi".
4. Mengantar Berkas HardCopy dan SoftCopy
Setelah Upload Berkas secara online telah diverifikasi maka sekarang hal - hal yang harus dipersiapkan adalah:
1. Mengisi formulir pembayaran, karena proses registrasi laboratorium lingkungan ini gratis maka dalam pengisian formulir diset dengan nilai nol kemudian Upload Bukti Pembayaran dengan mengupload file gambar dengan tulisan gratis.
2. Setelah mengisi pembayaran maka untuk step terakhir, harus validasi dokumen asli sesuai dengan dokumen yang diupload di web.
3. Isikan tanggal dan jam berapa kalian akan mengantarkan dokumen asli ke Kepala Pusat Standarisasi Lingkungan dan Kehutanan di Jakarta.
4. Dokumen yang akan dibawah berupa Hardcopy asli dan Softcopy berkas yang diupload tadi. Jangan sampai ada yang ketinggalan.
5. Setelah mengantarkan dokumen maka pada tahap ini maka registrasi online telah selesai dan tinggal menunggu penyerahan sertifikat. Biasanya sertifikat dikirim langsung dan kalian tinggal menunggu sertifikat sampai ke laboratorium.
CONTOH FORMULIR PERMOHONAN REGISTRASI KOMPETENSI LABORATORIUM LINGKUNGAN
A. Cara Penyampaian Dokumen Permohonan
1. Pemohon harus menyampaikan surat pengantar permohonan registrasi kompetensi laboratorium lingkungan sebagaimana format surat pada Lampiran 1. Surat ditandatangani oleh pemohon (pemilik atau penanggung jawab kegiatan), dan nama pemohon dicantumkan secara jelas.
2. Pemohon harus menyampaikan lembar pernyataan keabsahan dokumen. Lembar pernyataan tersebut wajib ditandatangani oleh pemohon di atas kertas yang bermaterai dan disertai cap perusahaan. Jaminan keabsahan dilakukan terhadap seluruh dokumen yang digunakan dalam proses permohonan registrasi.
3. Dokumen berupa fotokopi dan soft copy. Dokumen asli dibawa untuk diperlihatkan (kecuali surat permohonan dan lembar keabsahan terhadap dokumen).
a. Dokumen diurutkan sesuai dengan nomor yang dipersyaratan.
b. Dokumen dalam bentuk fax, harap segera difotokopi.
c. Dokumen dimasukkan ke dalam satu folder/bundel berwarna merah, sehingga dokumen tidak terpisah satu dan lainnya.
d. Dokumen yang ukurannya lebih kecil dari ukuran kertas A4, harap dimasukkan ke dalam plastik, sehingga tidak mudah tercecer.
e. Seluruh dokumen softcopy disertakan dalam bentuk
Compact Disc (CD) atau Flash Disk (FD)
B. Petunjuk Pengisian Formulir Isian Permohonan Registrasi Kompetensi Laboratorium Lingkungan
1. Surat permohonan dibuat dengan menggunakan kop surat perusahaan dan ditandatangani di atas materai Rp. 6000 (disertai cap perusahaan).
2. Surat permohonan harus mencantumkan nomor dan tanggal surat
Penutup
Demikian sedikit postingan tentang "Cara Registrasi Laboratorium Lingkungan di PTSP Online" Jangan lupa membaca post saya yang lainnya dengan membaca DAFTAR ISI. Semoga postingan ini dapat bermanfaat.